Alternant Assistant du Cabinet de Direction H/F - Caf 65

Préparation d'un diplôme de niveau Bac +2 à Bac +5 par un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation dans les domaines :Secrétariat de direction ;Support à l'Action Managériale ;Gestion administrative ;Administration des organisations ;Missions / Activités : 1. Assurer le secrétariat administratif de la Direction et de la Présidence, - Accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes.- Gérer les appels téléphoniques, courriers et courriels de la Direction et de la Présidence- Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.- Assurer l'enregistrement, le classement et l'archivage des documents.- Organiser et mettre à jour les dossiers administratifs de la Direction et de la Présidence- Participer à la gestion documentaire et au suivi des procédures internes.2. Participer à l'organisation des réunions et instances, - En lien avec la Direction et les différents services :- Préparer les convocations, ordres du jour et dossiers de séance.- Organiser la logistique des réunions et des instances institutionnelles.- Assurer la préparation des supports nécessaires aux réunions.- Réaliser les feuilles d'émargement et assurer leur suivi.- Participer à la rédaction des comptes rendus et relevés de décisions.- Assurer le suivi administratif des actions décidées lors des réunions.- Mettre à jour les tableaux de suivi des décisions et des échéances.3. Assurer le suivi administratif des activités de Direction et de la Présidence,- Mettre à jour les tableaux de bord et outils de pilotage.- Participer au suivi des dossiers transversaux confiés à la Direction et a la Présidence- Contribuer au suivi administratif de projets institutionnels.- Assurer la gestion et le suivi des agendas partagés (directeur, Président)- Préparer et suivre certains dossiers en lien avec les partenaires institutionnels.4. Appuyer le fonctionnement général de la Direction et de la Présidence, - Participer à l'organisation d'événements, réunions ou séminaires.- Réaliser des travaux de saisie et de mise à jour des bases de données.- Produire des documents de suivi et des indicateurs d'activité.- Apporter un soutien administratif ponctuel aux différents services de l'organisme.5. Participer aux actions de communication de la Direction et de la Présidence,- Contribuer à la diffusion des informations institutionnelles auprès des différents publics internes et externes.- Participer à la préparation et à la mise en forme de supports de communication (notes d'information, présentations, -courriers, invitations, comptes rendus, diaporamas).- Veiller à la qualité rédactionnelle et à la cohérence des documents diffusés par la Direction et la Présidence.- Participer à la mise à jour des outils de communication internes de l'organisme.- Contribuer à l'organisation et à la communication autour des événements institutionnels, réunions et séminaires.- Assurer le relais d'information entre les différents services et les instances de gouvernance.- Participer à la valorisation des actions et projets portés par la CAF auprès des partenaires institutionnels.- Réaliser des supports visuels simples à l'aide d'outils bureautiques ou de communication (PowerPoint, Canva, etc.).

Experience: Débutant acceptéCompétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Bureautique et outils collaboratifs,Connaissance des règles de communication écrite,Connaissance des techniques de secrétariat,Rédiger des écrits professionnels, administratifs,Organiser son activité et gérer les prioritésQualification: TechnicienSecteur d'activité: Distribution sociale de revenusListe des qualités professionnelles:Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• SGBD
• Gestion des fonds documentaires
• Compte-rendu
• PowerPoint
• Réactivité
• Conception de diaporamas
• Canva