Alternant Assistant du Cabinet de Direction H/F - Lasecurecrute.fr

CAF DES HAUTES-PYRENEES

Au sein du secrétariat de direction, l'alternant(e) participe au bon fonctionnement administratif et organisationnel de la Direction de la CAF. Il/elle apporte un soutien aux activités de gestion, d'organisation et de coordination des instances et réunions institutionnelles.

Cette mission permet de découvrir le fonctionnement d'un organisme de sécurité sociale, les processus de gouvernance, les relations avec les partenaires institutionnels et les techniques de secrétariat de direction.

Description du poste

1. Assurer le secrétariat administratif de la Direction et de la Présidence

- Accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes.
- Gérer les appels téléphoniques, courriers et courriels de la Direction et de la Présidence
- Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
- Assurer l'enregistrement, le classement et l'archivage des documents.
- Organiser et mettre à jour les dossiers administratifs de la Direction et de la Présidence
- Participer à la gestion documentaire et au suivi des procédures internes.

2. Participer à l'organisation des réunions et instances

En lien avec la Direction et les différents services :

- Préparer les convocations, ordres du jour et dossiers de séance.
- Organiser la logistique des réunions et des instances institutionnelles.
- Assurer la préparation des supports nécessaires aux réunions.
- Réaliser les feuilles d'émargement et assurer leur suivi.
- Participer à la rédaction des comptes rendus et relevés de décisions.
- Assurer le suivi administratif des actions décidées lors des réunions.
- Mettre à jour les tableaux de suivi des décisions et des échéances.

3. Assurer le suivi administratif des activités de Direction et de la Présidence

- Mettre à jour les tableaux de bord et outils de pilotage.
- Participer au suivi des dossiers transversaux confiés à la Direction et a la Présidence
- Contribuer au suivi administratif de projets institutionnels.
- Assurer la gestion et le suivi des agendas partagés (directeur, Président)
- Préparer et suivre certains dossiers en lien avec les partenaires institutionnels.

4. Appuyer le fonctionnement général de la Direction et de la Présidence

- Participer à l'organisation d'événements, réunions ou séminaires.
- Réaliser des travaux de saisie et de mise à jour des bases de données.
- Produire des documents de suivi et des indicateurs d'activité.
- Apporter un soutien administratif ponctuel aux différents services de l'organisme.

5. Participer aux actions de communication de la Direction et de la Présidence

- Contribuer à la diffusion des informations institutionnelles auprès des différents publics internes et externes.
- Participer à la préparation et à la mise en forme de supports de communication (notes d'information, présentations, courriers, invitations, comptes rendus, diaporamas).
- Veiller à la qualité rédactionnelle et à la cohérence des documents diffusés par la Direction et la Présidence.
- Participer à la mise à jour des outils de communication internes de l'organisme.
- Contribuer à l'organisation et à la communication autour des événements institutionnels, réunions et séminaires.
- Assurer le relais d'information entre les différents services et les instances de gouvernance.
- Participer à la valorisation des actions et projets portés par la CAF auprès des partenaires institutionnels.
- Réaliser des supports visuels simples à l'aide d'outils bureautiques ou de communication (PowerPoint, Canva, etc.).

Profil recherché

Vos compétences

Savoirs

- Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Connaissance des règles de communication écrite et administrative.
- La connaissance du fonctionnement d'une organisation publique ou parapublique constitue un atout.

Savoir-faire

- Rédiger des écrits professionnels et administratifs.
- Organiser son activité et gérer les priorités.
- Assurer le suivi rigoureux de dossiers.
- Préparer et organiser des réunions.
- Utiliser les outils bureautiques et collaboratifs.
- Respecter les procédures et les délais.

Savoir-être

- Sens de l'organisation et rigueur.
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
- Excellentes qualités relationnelles.
- Sens du service.
- Esprit d'équipe.
- Réactivité et capacité d'adaptation.
- Autonomie progressive.

Conditions particulières d'exercice

- Respect strict des règles de confidentialité.
- Relations régulières avec les équipes internes, les administrateurs et les partenaires institutionnels.
- Participation ponctuelle à des réunions ou événements organisés par la CAF.
- Gestion simultanée de plusieurs dossiers nécessitant rigueur et organisation.

Votre formation

Préparation d'un diplôme de niveau Bac +2 à Bac +5 dans les domaines :

- Secrétariat de direction ;
- Support à l'Action Managériale ;
- Gestion administrative ;
- Administration des organisations ;
- BTS Support à l'Action Managériale (SAM) ;
- BTS Gestion de la PME (GPME) ;
- BUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) ;
- Licence professionnelle Métiers de l'Administration et de la Gestion.

Objectifs pédagogiques de l'alternance

À l'issue de son parcours, l'alternant(e) devra être en capacité de :

- Maîtriser les techniques de secrétariat de direction ;
- Organiser et sécuriser le suivi administratif des activités de Direction ;
- Préparer et assurer le suivi d'instances et de réunions ;
- Produire des écrits professionnels de qualité ;
- Utiliser les outils de gestion administrative et de pilotage ;
- Développer une connaissance opérationnelle du fonctionnement d'un organisme de Sécurité sociale et de ses instances de gouvernance.

Informations complémentaires

Type de contrat : Contrat d'apprentissage ou de professionnalisation

Informations complémentaires :

- Poste à pourvoir à compter de la rentrée scolaire 2026.

- Rémunération en fonction de votre âge et de votre progression dans le ou les cycles de formation faisant l'objet de l'apprentissage.

- Des titres restaurants d'une valeur unitaire de 11,52€.

- Une durée hebdomadaire de travail de 35h00 ; des horaires individualisés, sur une amplitude horaire de 7h00 à 20h00 et selon les contraintes du service, afin de faciliter la conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle.

- Une mutuelle et un régime de prévoyance.

Contact

Dépôt des candidatures :

Votre candidature (CV + lettre de motivation obligatoire) est à transmettre,

avant le 15/07/2026 à l'adresse e-mail suivante : ****@****.** .

Les avantages liés au poste

Couverture santé, épargne et prévoyance, télétravail, congés, horaires, formation... Découvrez tout ce que propose la Sécurité sociale à ses salariés !

• Outlook
• SGBD
• Gestion des fonds documentaires
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Compte-rendu
• Rigueur et méthode
• Word
• PowerPoint
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Canva
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation