Assistant de Direction H/F - Rectorat de Toulouse

Gestion du secrétariat et des dossiers en propre, sous l'autorité directe de la Secrétaire Générale et de l'IEN-IO.

Travail en proximité immédiate avec l'Inspectrice d'Académie, le Secrétaire Général, l'IEN-IO et le Superviseur des RBDE

Collaboration avec le Chef de cabinet de l'Inspectrice d'Académie

Contact avec les circonscriptions et les partenaires externes de la DSDEN

Connaissance des services et de l'organisation d'une Direction Académique et de l'Éducation Nationale

Confidentialité et discrétion de rigueur

Connaissance des services du rectorat et du cabinet de Monsieur le Recteur.

Procéder à l'accueil en présentiel et par téléphone, renseigner, faire attendre, orienter.

- Tenue et organisation du secrétariat de la Secrétaire Générale et de l'IEN-IO

- Organisation de l'agenda, prise des rendez-vous,

- Traitement de la messagerie du cabinet en collaboration avec la Cheffe de cabinet, gérer la réception et le traitement des courriels

- Traitement du courrier du cabinet

- Tenue d'un tableau de suivi.

- Mise en forme des courriers

- Rédaction de projets de réponses à certains courriers

- Gestion du dossier des palmes académiques

- Gestion des demandes de service civique

- Organisation et suivi des dialogues de pilotage

- Suivi des CREP des PERDIR et des personnels administratifs de la DSDEN

- Mise en page et travail de communication en lien avec l'IEN-IO et le Superviseur des RBDE.

Contact avec les partenaires internes et externes de la DSDEN

-Avoir un bon sens de la communication

-Prendre des initiatives et savoir être autonome

-Savoir être réactif

-Avoir un bon sens des priorités et de l'organisation du travail.

-Savoir travailler en équipe

-Savoir recueillir et transmettre des informations

-Bonne adaptabilité et polyvalence

-Faire preuve d'une discrétion et d'une loyauté irréprochables

-Compétences en bureautique exigées.

-Maîtriser l'utilisation d'une messagerie électronique (organiser)

-Savoir rédiger un courrier administratif ou personnel.

-Orthographe et grammaire correctes.

-Bonne connaissance du système éducatif souhaitable

-Utilisation des outils de communication et de bureautique, des logiciels Word, Excel, Outlook...

• Outlook
• Excel
• Word
• Pro-activité
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Capacité d’adaptation