Responsable Administratif Polyvalent - Mairie de Barbazan-Debat H/F - Communes

Dans une collectivité de taille moyenne, il ou elle est en charge de l'ensemble des dossiers administratifs de la collectivité selon les directives des élus.-URBANISMEo Vérification du contenu des dossiers des demandes d'urbanismes avant transmission à l'adjoint,o Suivi des dossiers PC-DP-CU avec l'adjoint en charge de l'Urbanisme,o Numérotation,o Transmission au service instructeur via RADS, affichage,o Suivi des compléments de dossiers,o Traitement des dossiers au retour de l'Agglo TLP, mise en page des arrêtés et des diverses demandes, puis signature par Monsieur le Maire et envoi aux pétitionnaires ;o Etablissement des dossiers mairie avant archivage + affichage des arrêtés + transmission arrêté signé au service instructeur.o Demande de renseignements des notaires.o Renseignements sur place ou téléphonique concernant l'urbanisme, PLU, PPRN, ...GESTION et CREATION DES TITRES D'IDENTITEo Assurer la gestion des prises de rendez-vous pour le dépôt de dossier depuis un planning informatiqueo Renseigner les usagers sur les formalités de création ou de renouvellement de CNI passeport depuis ANTS et format papiero Instruction et suivis des dossierso Contrôler la validité des pièces fourniso Délivrance des CNI et passeporto Gestion des destructions o Certifications des titres sur l'applications France identitéo Certifications des titres sur l'application France identitéETAT CIVILo Préparation des dossiers (mariages, PACS, décès, reconnaissances)o Saisie des actes, copies, extraits d'actes, duplicatas livrets de famille, tenue des registres, mentions diverseso Mise à jour des tables annuelles des actes pour le TGIo Préparation des encarts trimestriels pour bulletin municipal, édito,o Transmission des informations au Maire et aux élus pour les célébrations de mariages, baptêmes républicains,AUTRESo Veille règlementaire relative au poste de travail,o Tri, classement, archivage et gestion des archives,o Commande de fournitures de bureaux et produits entretien,o Téléphone, lecture courrier, gestion des clés,o Transmission des infos au Maire et aux élus,o Recherche de document,o Prise en charge du poste de travail de l'agent absento Etat civil, élections, recensemento Secrétariat général,o Règlement des litiges.

SAVOIRS :- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale, le code de l'urbanisme et les procédures administratives ;- connaître et mettre en oeuvre les orientations et priorités des élus ;- maîtriser les techniques rédactionnelles (notes d'opportunité, de synthèse, etc.) ;- connaître et respecter les procédures administratives, de contrôle des actes, de rédaction des mentions ;- appliquer les méthodes et outils du management par projet et objectif ;- SAVOIR FAIRE :- conseiller les élus et alerter sur les risques (juridiques, administratifs) et leur traitement ;- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;- répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service ;- définir les besoins du service et les compétences associées ;- SAVOIR ETRE :- disposer d'une aisance relationnelle et rédactionnelle ;- disposer d'indéniables qualités de rigueur et de responsabilité ;- être autonome.

• Sens du relationnel
• Veille réglementaire
• Traitement du courrier