Assistant de Gestion Administrative - Mairie de Tarbes H/F - Communes

La ville de Tarbes recrute un Assistant de gestion administrative, à l'Administration de direction / Secrétariat du Maire et des élus, catégorie C, filière administrative, à temps complet.

Sous l'autorité de la Responsable du service mutualisé, l'Assistant de gestion administrative aura les missions principales suivantes :

Assurer l'accueil et le secrétariat du service :
- Accueil téléphonique du service et gestion des mails
- Préparation des agendas et incrémentation de l'app « agenda des élus »
- Aide à la préparation des dossiers pour réunions et rendez-vous puis retranscription des relevés de décisions pour suivi
- Aide à la création de documents
- Archivage du service
- Gestion du courrier Therefore, frappe de courriers
- Gestion des ressources (réservation salles, véhicules...)
Suivre et gérer les productions des services :
- Enregistrement, traitement et suivi des notes / rapports / virements de crédits
- Tenue à jour du tableau de suivi
- Contrôle du respect des procédures
- Contribution à la mise à jour de l'intranet
Assurer la gestion des fournitures
Ponctuellement, renforcer le service en cas d'absence ou de surcroit d'activité et participer à des évènements d'intérêt général.

Conditions du poste :
Poste ouvert aux titulaires de la Fonction Publique. A défaut, les candidatures de contractuels seront étudiées
- Catégorie C, filière administrative
- Cadre d'emploi : Adjoint administratif
- NBI : 10 secrétariat exclusif notamment en termes d'horaires
- Rémunération afférente au cadre d'emploi + régime indemnitaire + prime de fin d'année et avantages sociaux
- Durée hebdomadaire du poste : 35 heures ou 36 heures avec 6 ARTT.

- Connaissance des normes, modèles et logiciels de présentation de documents et de traitement de texte
- Maitrise de la grammaire et l'orthographe
- Maitrise des outils de bureautiques
- Connaissance de logiciels spécifiques (Therefore, Amétys, Acrobat Pro)
- Connaissance du fonctionnement d'une collectivité et de ses compétences
- Connaissance des procédures administratives
- Savoir tenir un standard téléphonique
- Savoir utiliser plusieurs messageries électroniques (Outlook) et agendas
- Respecter les délais
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Établir des tableaux de suivi des activités
- Savoir renseigner un interlocuteur et le réorienter si nécessaire
- S'exprimer avec aisance
- Savoir travailler en équipe
- Compétences rédactionnelles
- Autonomie esprit d'initiative,
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Discrétion, être digne de confiance
- Rigueur, organisation, gestion des priorités
- Sens de l'anticipation, réactivité
- Faire preuve de bon sens
- Rapidité d'adaptation
- Sens du service public.

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement de texte
• Orthographe
• Grammaire
• Autonomie
• Pro-activité
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Logiciels de présentation-diaporama
• Réactivité