Assistant Gestion Administrative - Ramatuelle H/F - Communes

La commune de Ramatuelle, recrute un(e) assistant(e) chargé d'assurer un secrétariat de direction.

- La gestion et le suivi administratif des dossiers notamment contentieux en lien avec le Directeur de Cabinet et le responsable du service contentieux (classement et mise à jour des tableaux de bord, envoi de dossiers dans le respect des délais),
- La gestion du courrier entrant et sortant (mise en forme de courriers et suivi informatique à l'aide du logiciel dédié),
- L'exécution et suivi des procédures et décisions administratives (transmission au contrôle de légalité),
- La participation à la gestion budgétaire et comptable (saisie des bons de commande sur le logiciel CIRIL et facturation, suivi administratif et financier des marchés et contrats avec les prestataires),
- L'accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires,
- Le classement et archivage de documents et décisions de justice.

Participer à l'activité du service dans sa globalité en fonction des besoins.

Les « savoirs » :
- Bonne connaissance de l'environnement des collectivités territoriales,
- Techniques de secrétariat,
- Notions d'organisation et de gestion du temps,
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet,
- Suivi de tableaux de bord et outils de planification.

Les « savoir-faire » :
- Capacités et qualités rédactionnelles,
- Qualité orthographique,
- Esprit de synthèse,
- Travailler dans l'urgence,
- Utiliser les outils informatiques et les logiciels métier- CIRIL - CLOGIK

Les « savoir-être » :
- Sens du relationnel, esprit d'équipe,
- Autonomie,
- Polyvalence,
- Sens de l'initiative,
- Réactivité,
- Discrétion,
- Rigueur,
- Gestion du stress,
- Disponibilité,
- Respect des délais.

• Traitement du courrier