Secrétaire Administratif Polyvalent Confirmé H/F - Mecs le Cecire

MISSION PRINCIPALES : Sous l'autorité du Directeur d'établissement et du Chef de service, en lien avec les différents membres de l'équipe et les résidents, il/elle traite gère le service administratif et transmet l'information entrante et sortante, réalise le traitement administratif de dossiers pour le compte de plusieurs services et sous le responsable selon l'organisation de l'établissement. Il/elle prend en charge le suivi complet de dossiers administratifs. Il/elle organise le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications ; contribue à la gestion de dossier spécifique en collaboration avec les équipes, est affecté(é) à des activités de gestion administrative de dossiers usagers.SAVOIR - FAIRE : Réaliser les tâches administratives Réaliser les documents administratifs (courriers, mails, constitution dossier informatique de l'usager) Réaliser des documents administratifs nécessaires à l'organisation du service, organiser le classement et archivage Assurer le secrétariat du cadre hiérarchique Formaliser les différentes étapes du projet personnaliser Préparation et diffusion des comptes rendus des réunions de services Frappe et mise en forme de documents (rapports, notes, courriers.) Participation à l'élaboration des plannings des équipes en lien avec le cadre Prise de contact avec les partenaires sociaux Préparation de dossiers techniques à la demande du cadre hiérarchique Participer à l'accueil physique et téléphonique Réception du courrier arrivé du service, répartition du courrier, Suivi des appartements du service Accueillir et orienter les usagers, le personnel et les professionnels Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants Gestion informatique en lien avec les informaticiens SAVOIR ETRE : Très bon relationnel Autonome, esprit d'initiative, Adaptabilité Capacité d'organisation Discrétion, rigueur Bonne capacité de management Esprit d'équipe et travail en équipe Méthode et organisation Connaissance appréciée du secteur de la protection de l'enfance et dufonctionnement des services sociaux ou médico-sociaux. Permis B exigé dans le cadre des missions confiéesDéplacement sur Saint Gaudens et autres lieux Horaires :Mardi 13h -17h30Mercredi 8h - 12h30 et 14h - 18hJeudi 8h - 12h30

Experience: 1 An(s) - souhaitée Médico-social/judiciaireCompétences: Techniques de gestion administrative,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Bonne maitrise outils informatiques (logiciels)Qualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Hébergement social pour enfants en difficultésListe des qualités professionnelles:Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Travail en équipe
• Accueil de la clientèle
• Autonomie
• Compte-rendu
• Pro-activité
• Traitement du courrier
• Management d'équipe