Assistant en Gestion Administrative et Financière Dpat H/F - 65

Le poste est rattaché à la Direction du Patrimoine (DPAT), dont les missions sont les suivantes :

- Conseiller la direction de l'établissement en matière de gestion du patrimoine et définir une politique efficace de gestion des actifs immobiliers. Mettre en oeuvre la stratégie immobilière

- Piloter des projets immobiliers en assurant leur planification et leur suivi technique, administratif et financier

- Accompagner les directions et services dans la définition et la mise en oeuvre de leurs projets d'aménagement.

- Exploiter et actualiser les documents graphiques ainsi que la base de données patrimoniales, en contribuant à son développement et à son évolution

- Organiser le recueil des besoins et rédiger les pièces administratives des marchés publics tout en assurant leur suivi.

- Réaliser la mise en page, l'impression, l'assemblage et la finition de documents imprimés pour l'ensemble de l'établissement (service reprographie)MISSIONS DU POSTE

Assister le Directeur du patrimoine dans l'organisation des activités du service en assurant des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique, réaliser des actes administratifs et financiers dans le respect des techniques, des règles et des procédures (à hauteur de 70% de son temps de travail)

Assister la direction de la formation et de la vie universitaire en réalisant des actes administratifs et financiers (à hauteur de 30% de son temps de travail).

ACTIVITÉS PRINCIPALES

- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière

- Assurer la gestion administrative, financière en appliquant les procédures dédiées (engagement juridique, ordre de mission...)

- Rédiger, mettre en forme et relire les documents administratifs (courrier, note, compte-rendu, mail...)

- Classer, archiver physiquement et numériquement les différents documents

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes

- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances

- Coordonner et organiser les Interface entre la direction, les équipes internes, les usagers et les prestataires

- Suivi de marchés publics simples (bons de commande, devis, factures)

- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion

- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier

- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe