Assistant - Assistante de Direction Uttop H/F - 65

MISSIONS DU POSTE
Assister le Directeur de l'Université et la Directrice générale des services dans l'organisation des activités de la direction et des instances institutionnelles.

ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Assister la direction dans l'organisation quotidienne de son travail
- Gérer les agendas et contrôler les échéances
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes personnels et externes usagers
- Alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion des instances
- Assurer l'organisation des instances en lien avec la chargée des affaires institutionnelles et juridiques.
- Participer à l'organisation des élections
- Assurer le soutien administratif de la gouvernance : rédaction de compte rendus, de courriers, de mail, de notes.
- Structurer l'archivage des documents de direction
- Transmettre les informations institutionnelles aux autres services et aux partenaires
- Sélectionner et diffuser de l'information en accord avec la direction de la communication

COMPÉTENCES REQUISES
- Connaissances (savoir) :
- Statuts de la fonction publique d'Etat
- Gestion des ressources humaines
- Base en gestion financière et comptable
- Organisation et fonctionnement de l'Enseignement supérieur et de la recherche
- Compétences opérationnelles (savoir-faire) :
- Savoir travailler en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes à l'établissement
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Bonne maîtrise des outils de bureautique (Word et Excel)
- Expression écrite et orale
- Savoir rendre compte
- Compétences comportementales (savoir être) :
- Rigueur, autonomie et discrétion
- Qualités relationnelles et d'écoute
- Esprit d'équipe, sens de l'initiative, polyvalence
- Curiosité intellectuelle et capacité d'adaptation
- Organisation et méthode
- Disponibilité

NIVEAU REQUIS
- Bac +2 souhaité
- Expérience souhaitée sur poste similaire
- Niveau anglais : B1 souhaité

CONDITIONS D'EXERCICE FAVORABLES
- 10 semaines de congés
- Durée du travail : 38h hebdomadaire
- Rémunération selon expérience ou grille indiciaire